Presentación de un libro

La presentación de un libro es un acto frecuente en el ámbito de la cultura. Si bien puede contar con distintos matices la mecánica de su preparación y desarrollo será siempre la misma.

Los pasos a seguir en su organización son:

  1. Se debe fijar la fecha y la hora teniendo en cuenta la agenda de los participantes. Es por  ello que debe ser concebida y comunicada con suficiente antelación.
  2. Seleccionar el lugar donde se realizará, prestando atención que éste cumpla con todos los requisitos necesarios para que se pueda crear el clima adecuado y se cuente con todas las facilidades que el evento requiera.
  3. Determinar la cantidad de invitados a la presentación.
  4. Cursar las invitaciones vía postal o mensajería y adelantarlas por Email, teléfono o fax.
  5. Confirmar las asistencias (follow up).
  6. Convocar al periodismo especializado para que cubra el evento, y/o para una posterior conferencia de prensa (si así lo decidiera el editor).
  7. Determinar el tamaño de la mesa que se utilizará en el estrado
  8. Determinar la ubicación de los invitados según la precedencia o el criterio que se fije.
  9. Tarjetear (colocar una tarjeta con el nombre y apellido) las primeras filas de asientos a ser ocupados por las autoridades e invitados especiales.
  10. Prever copas para agua con sus respectivos platos, jarras o botellitas individuales de    agua mineral y servilletas de papel para aquellos que estén en el estrado.
  11. Arreglo floral para colocar al pie de la mesa del estrado, la cual deberá estar vestida.
  12. Confeccionar carteles con los nombres de los que ocupan el estrado.
  13. Decoración integral del salón.
  14. De no utilizarse el servicio de mozos propios para atender a los asistentes, contratar  quien lo haga.
  15. Según la cantidad de asistentes se deberá considerar si es oportuno instalar un equipo de audio con la cantidad de micrófonos necesarios y si se desea o no grabar las palabras que se pronuncien en el recinto.
  16. Prever un guardarropa y paragüeros para caso de lluvia.
  17. Prever lugar para el estacionamiento de los vehículos de los invitados.
  18. Designar el toilette para damas y para caballeros. Verificar su completamiento y señalización.
  19. Colocar en el acceso al salón un letrero solicitando sean apagados los teléfonos celulares y otro que prohíba fumar.
  20. Prever soporte técnico para exposiciones (Notebook, proyector de datos y pantalla, si se lo necesitara).
  21. Prever la firma del Libro de Oro si los invitados son grandes personalidades relacionadas con el quehacer literario.

El responsable de Ceremonial recibirá a los invitados dándoles la bienvenida y ubicándolos en los lugares previstos para ellos con la ayuda de sus auxiliares. Cuando esto haya ocurrido, le avisará a quien presida el acto (normalmente el editor) que todo está dispuesto y lo acompañará al lugar del evento.

Si los invitados a la presentación no fuesen miembros de la editorial se les solicitará a cada uno su tarjeta comercial. Esto responde a diferentes motivos: 1) para que el editor sepa, antes de ingresar al salón, quienes respondieron a la convocatoria y 2) para poder ingresarlos posteriormente en su banco de datos.

De acuerdo al tamaño de la mesa, su disposición y las dimensiones del salón, deberá prever la cantidad de micrófonos suficientes para que los discursos se pronuncien sin inconvenientes. Pueden emplearse micrófonos individuales con base para mesa o inalámbricos.

Es probable que durante la presentación alguno de los disertantes necesite un determinado soporte técnico para su exposición, por lo tanto es conveniente tomar contacto con ellos previamente e interrogarlos al respecto.

La presentación del autor del libro la efectuará el editor, quien hará una breve reseña de la obra del escritor. Si no es el editor, esa tarea puede ser confiada a quien escribió el prólogo del libro. Luego, el autor, hará un breve comentario sobre la trama de su obra, en qué se inspiró para escribirlo y amenizará sus palabras con anécdotas relacionadas con su trabajo. Es importante despertar en la audiencia el interés por leer lo publicado.

Fuera del salón, en una mesa que se preparará a un costado, se expondrán varios ejemplares para su venta, e incluso para que sean autografiados por el autor.

Luego de la presentación formal del libro se ofrecerá a los asistentes un Vino de Honor.

Federico A. Luque                                                                                                             Especialista Superior en Ceremonial                                                                                        Autor del Curso: “Cómo Aprender Ceremonial y Protocolo En Su Casa”.

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Acerca de aprendeceremonialyprotocolo

Especialista Superior en Ceremonial - Profesor universitario de Ceremonial y Protocolo
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Una respuesta a Presentación de un libro

  1. Gracias por las directrices, el mismo que me permitira poder llevar a efecto un acto de alto nivel protocolario.

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