Firma de Convenios

Éste quizás sea uno de los actos que con mayor frecuencia se da en los organismos públicos. Pueden realizarse a puertas cerradas entre los firmantes; con escaso público; o con gran cantidad de invitados. La diferencia en su organización radicará entonces en la cantidad de personas asistentes al mismo, ya que el programa será común a todos ellos.

En los dos primeros casos, el acto puede desarrollarse en el despacho de la autoridad anfitriona o en una sala de reuniones. Se ubicará a los firmantes en el centro de la mesa, cuidando que el dueño de casa ceda su derecha a su contraparte en el convenio (el invitado). Podrán ser acompañados por otras autoridades que se ubicarán por precedencia siguiendo la ley de la derecha y la proximidad.

Si son varios los que acompañan y contamos con una mesa ovalada, deberemos dejar sin cubrir por lo menos tres o cuatro lugares, frente a los firmantes, para que los medios gráficos de la prensa puedan tomar sus fotografías o videos sin que nadie

se interponga. De ser necesario, por la cantidad de personas a ubicar en la mesa, se formará un a segunda fila de sillas cuidando que ninguna quede detrás de las autoridades que firman el convenio. Es conveniente que detrás de los firmantes haya algún cuadro o escudo, y a la derecha de ellos la bandera nacional.

El acto comenzará con las palabras del locutor o maestro de ceremonia que además de agradecer la presencia y dar la bienvenida a los asistentes al acto anunciará el ingreso al salón del titular del organismo, acompañado por el invitado que firmará el convenio. A partir de ese momento el acto tendrá la siguiente secuencia:

  • Anuncio, por parte del locutor, del motivo del acto.
  • Anuncio de las autoridades presentes a las cuales agradecerá su asistencia
  • Lectura del objeto del convenio que se firmará
  • Palabras del anfitrión
  • Palabras del invitado
  • Firma del convenio en dos originales (alternado)
  • Entrega de un presente recordatorio por parte del organismo a la otra autoridad firmante (si así se determinara)
  • Fin del acto

Es normal que luego del acto los firmantes del convenio ofrezcan allí mismo una conferencia de prensa y se presten para las notas que le requieran los periodistas presentes.

Federico A. Luque                                                                                                            Especialista Superior en Ceremonial

Autor del Curso: “Cómo Aprender Ceremonial y Protocolo En Su Casa”.

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Acerca de aprendeceremonialyprotocolo

Especialista Superior en Ceremonial - Profesor universitario de Ceremonial y Protocolo
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